Według definicji, targi to miejsce spotkań handlowych organizowanych regularnie zawsze w tym samym miejscu, w ustalonych odstępach czasu, o ograniczonym z góry czasie trwania. Ich zadaniem jest umożliwienie uczestnikom zaprezentowania oferty w celu dokonania transakcji handlowych. Targi, będące formą zorganizowanego rynku, umożliwiają kontakt wielu sprzedających z wieloma kupującymi. Sprzedający przedstawiają swoje oferty, przy czym są one najczęściej połączone z wystawieniem na widok publiczny towarów lub ich próbek. Natomiast kupujący są w stanie przejrzeć oferty i produkty wielu wystawców oraz spotkać się z osobami decyzyjnymi tych firm, które na takie wydarzenia często przyjeżdżają.

Zachęcamy do wypełnienia naszej ankiety, by poznać Państwa doświadczenia i plany związane z targami międzynarodowymi. Wasze odpowiedzi pomogą nam lepiej zrozumieć potrzeby firm w kontekście ekspansji rynkowej i uczestnictwa w wydarzeniach branżowych.

Niewłaściwy wybór rynku docelowego może prowadzić do nieefektywnego wykorzystania zasobów i niepowodzeń w działaniach na arenie międzynarodowej. Jeżeli masz już rynek, który Cię interesuje, zaczynamy od przeprowadzenia szczegółowej analizy, aby ocenić Twoje szanse na sukces. Na podstawie statystyk i danych celnych dotyczących obrotu towarami o konkretnym kodzie HS, określamy potencjał Twojego produktu na wybranym rynku. Korzystamy z naszego autorskiego narzędzia – EXPORT INDICATOR, które umożliwia identyfikację i optymalizację kierunków eksportu według kodów HS na 150 rynkach na całym świecie. Ta analiza pomaga Ci podjąć świadomą decyzję o dalszych działaniach.

Jednym z głównych punktów zapalnych uczestnictwa w targach zagranicznych są związane z nim koszty. Nie da się jednoznacznie ustalić ich wysokości z powodu szeregu zmiennych, takich jak kurs obcej waluty, rozmiar i rodzaj wynajmowanej powierzchni pod stoisko, czy miejsce, w którym odbywają się targi. W przypadku wzięcia udziału jako wystawca, zawsze trzeba będzie ponieść:

• koszty podstawowe: wpis do katalogu, wynajęcie powierzchni, miejsce parkingowe
• koszty stoiska: projekt, opłata za energię elektryczną, umeblowanie, dodatkowy sprzęt
• koszty usług: tłumacz, hostessy
• koszty promocyjne: katalogi, materiały reklamowe, kampania promocyjna, opcjonalnie wizytówki
• koszty podróży: bilety na przejazd, zakwaterowanie, diety dla pracowników
• koszty transportu: ubezpieczenie, magazynowanie

• Określenie precyzyjnego budżetu na targi,
• Opracowanie agendy udziału w targach,
• Projektowanie stoiska i wybór produktów do ekspozycji,
• Opracowanie strategii promocji oraz przygotowanie materiałów reklamowych
• Wyselekcjonowanie zespołu odpowiedzialnego za organizację targów i promocję marki,
• Dobór i szkolenie osób, które będą uczestniczyć w wydarzeniu,
• Zorganizowanie transportu wyposażenia stoiska jak i uczestników wydarzenia,
• Zorganizowanie zakwaterowania dla uczestników.

• Powinno być umiejscowione w strategicznym punkcie targów, z odpowiednią powierzchnią dopasowaną do celów i potrzeb firmy.
• Wyraźnie przedstawia profilu firmy i eksponuje logotyp, aby odwiedzający szybko zidentyfikowali markę.
• Powinno zawierać unikalne elementy projektowe, które pomagają odwiedzającym łatwo zapamiętać firmę i wyróżnić ją spośród innych.
• Dostarcza materiałów takich jak katalogi, broszury czy ulotki, które są spójne z wizerunkiem firmy i pozwalają na głębsze zrozumienie oferty.
• Jest ergonomicznie zaprojektowane, co umożliwia łatwe poruszanie się po stoisku oraz sprzyja przeprowadzaniu prezentacji produktów i prowadzeniu rozmów.
• Wprowadza elementy interaktywne, jak demonstracje produktów czy multimedia, które przyciągają uwagę i angażują odwiedzających.

Efektywna obsługa stoiska targowego jest kluczowa dla sukcesu na targach, gdzie niezwykle istotne jest zatrudnienie personelu z odpowiednimi umiejętnościami zawodowymi i cechami interpersonalnymi, takimi jak doświadczenie targowe, znajomość języków obcych i umiejętność nawiązywania kontaktów z klientami. Wszyscy pracownicy muszą być dobrze zorientowani w celach firmy na targach, znać projekt stoiska i mieć wyznaczone konkretne zadania. Należy pamiętać, że obecność osób decyzyjnych oraz specjalistów gotowych odpowiedzieć na techniczne i medialne zapytania jest niezbędna, gdyż szybkość nawiązywania interakcji z odwiedzającymi ma krytyczne znaczenie dla zainteresowania stoiskiem.

Efektywna obsługa stoiska targowego jest kluczowa dla sukcesu na targach, gdzie niezwykle istotne jest zatrudnienie personelu z odpowiednimi umiejętnościami zawodowymi i cechami interpersonalnymi, takimi jak doświadczenie targowe, znajomość języków obcych i umiejętność nawiązywania kontaktów z klientami. Wszyscy pracownicy muszą być dobrze zorientowani w celach firmy na targach, znać projekt stoiska i mieć wyznaczone konkretne zadania. Należy pamiętać, że obecność osób decyzyjnych oraz specjalistów gotowych odpowiedzieć na techniczne i medialne zapytania jest niezbędna, gdyż szybkość nawiązywania interakcji z odwiedzającymi ma krytyczne znaczenie dla zainteresowania stoiskiem.

Umawianie spotkań biznesowych na targach jest kluczowym elementem skutecznego networkingu i budowania relacji biznesowych. Warto już przed targami skontaktować się z przedstawicielami firm, z którymi chcemy nawiązać współpracę i skoordynować harmonogram spotkań zgodnie z naszymi celami biznesowymi. Oto kilka wskazówek dotyczących tego, jak skutecznie planować i umawiać spotkania podczas targów:

1. Przed udziałem w targach zapoznać się z listą wystawców i uczestników oraz zidentyfikować firmy i osoby, z którymi warto się spotkać.
2. Wykorzystać swoje konto na portalu biznesowym LinkedIn, które daje nam niemal nieograniczone możliwości w kwestii networkingu. Do zebrania grona osób chętnych na spotkanie możemy skorzystać z takich opcji jak:

– tworzenie eventu

– zapraszanie potencjalnych kontrahentów do listy kontaktów

– Sales Navigator – wyszukiwarka LinkedIn, dysponująca wieloma szczegółowymi filtrami – wyszukiwania

– wysyłanie zaproszeń poprzez skrzynkę InMail do osób, które nie są w gronie naszych kontaktów

– publikowanie postów z zaproszeniem na spotkanie

3. Sprawdzić, czy organizator targów udostępnia platformy online lub aplikacje mobilne, które ułatwiają umawianie spotkań. Korzystanie z nich może być dużym ułatwieniem.
4. Udostępnić platformę, na której osoby będą mogły rezerwować terminy spotkań, np. Google Calendar, Calendly.
5. Na dzień przed targami przypomnieć rozmówcom o umówionych spotkaniach, upewniając się, że wszyscy zrozumieli miejsce i czas spotkania.

Kolejnym ważnym aspektem, który firmy powinny ustalić przed targami, jest sposób dokumentowania leadów targowych. Ponieważ tylko w ten sposób mogą one być właściwie zaklasyfikowane i adresowane po targach. Dlatego marketerzy wraz ze sprzedażą powinni przygotować formularze leadów, które pokrywają ustalone cele. W realizacji i projektowaniu takich formularzy opinie, zwłaszcza w kontekście cyfryzacji, są podzielone. Wiele firm wciąż korzysta z analogowych formularzy leadów. Wynika to po części z tego, że małe szkice czy notatki poza ustalonymi polami mogą być szybciej dodane; z drugiej strony dla wielu osób z sektora B2B analogowe rejestrowanie wydaje się bardziej osobiste niż dokumentacja za pomocą urządzenia cyfrowego. Aby umożliwić kontakt po targach, leady muszą być szybko przekształcone na formę cyfrową. Tak więc niektórzy B2Blerzy na przykład wysyłają swoje formularze leadów przez noc do zewnętrznej filii, która ręcznie rejestruje kontakty w systemie CRM. Chociaż jest to dużym wysiłkiem, pomaga to skontaktować się z leadami bezpośrednio po targach.

Inne firmy z kolei coraz bardziej skupiają się na cyfryzacji rejestrowania leadów podczas rozmowy na stoisku targowym. Do tego celu nadają się na przykład aplikacje targowe, które zawierają cyfrowy formularz leadów. Pracownicy na stoisku mogą za pomocą smartfona lub tabletu rejestrować wszystkie informacje bezpośrednio. Dobre aplikacje targowe mają połączenie z CRM, dzięki czemu personel stoiska może sprawdzić, czy lead został już zarejestrowany, jakie informacje otrzymał przed targami lub czy jest to nowy klient. Jeśli odwiedzający jest już w systemie, pracownik stoiska może na przykład rozmawiać o ostatnich ofertach, które otrzymał – co również stanowi bezpośredni pretekst do rozmowy. Ważne, aby takie aplikacje targowe były również dostępne offline, ponieważ nie zawsze dostęp do Internetu na targach funkcjonuje bezproblemowo.

Podczas pobytu na targach, skupienie się na efektywnym pozyskaniu klientów i maksymalizacji korzyści z udziału wymaga świadomego podejścia i zastosowania sprawdzonych metod.

1. Warto sporządzić listę wystawców oraz stoisk do odwiedzenia przed wyjazdem. Pozwoli to na efektywne zaplanowanie czasu i upewnienie się, że nie zostaną przegapione żadne kluczowe spotkania czy prezentacje.
2. Każda osoba odwiedzająca stoisko, wyrażając swoje zainteresowanie, może otworzyć drogę do nowych możliwości współpracy. Ważne jest, aby nie ignorować żadnego z gości – każdy kontakt ma potencjalną wartość.
3. Użycie otwartych pytań umożliwia głębsze zrozumienie potrzeb potencjalnych klientów. Pozwala na bardziej szczegółową rozmowę, która może ujawnić informacje przydatne do dostosowania oferty.
4. Należy najpierw dokładnie wysłuchać i zrozumieć potrzeby klienta przed prezentacją oferty. Dzięki temu możliwe jest lepsze dostosowanie produktów lub usług do jego oczekiwań.
5. Rejestrowanie najważniejszych wniosków i informacji bezpośrednio po spotkaniach jest istotne dla późniejszego kontaktu i przypomnienia szczegółów rozmowy, które mogą być kluczowe dla dalszej współpracy.
6. Targi oferują nie tylko możliwość prezentacji oferty, ale też szansę na zdobycie wiedzy i nawiązanie kontaktów podczas paneli dyskusyjnych, konferencji i warsztatów. Aktywny udział w tych wydarzeniach może przyczynić się do zwiększenia widoczności i pozycji eksperta w branży.

Działania po targach są równie ważne jak przygotowania i aktywne uczestnictwo w samym wydarzeniu. 

Po powrocie z targów należy rozpocząć proces follow-upu, kontaktując się z nowymi kontaktami i potencjalnymi klientami. Personalizowane wiadomości e-mail, podziękowania za spotkanie na targach i propozycje dalszych kroków mogą zwiększyć szanse na rozwój relacji. Nie warto ograniczać się tylko do e-maili. Dobrze rozważyć inne formy kontaktu, takie jak telefon czy LinkedIn.

Return on Investment, skrót ROI, to wskaźnik wyrażający stosunek między zyskiem a zainwestowanym kapitałem.

Ocenić efektywność uczestnictwa w targach nie jest łatwo. Czynniki, jakie warto przeanalizować, to:

• liczba odwiedzających stoisko,
• średni czas spędzany przez zwiedzających na stoisku,
• liczba materiałów informacyjnych przekazanych odwiedzającym,
• tematy omawiane ze zwiedzającymi,
• zainteresowanie zwiedzających wystawionymi produktami lub usługami,
• liczba zebranych opinii na temat firmy, stoiska oraz materiałów informacyjnych,
• zebrane informacje na temat konkurencji oraz nowych potencjalnych partnerów biznesowych,
• liczba przeprowadzonych spotkań vs umówionych,
• liczba zebranych wizytówek warz z notatkami po spotkaniu,
• liczba otrzymanych zapytań ofertowych podczas targów,
• liczba sporządzonych ofert podczas targów,
• liczba podpisanych na targach umów,
• liczba zapytań otrzymanych po zakończeniu targów,
• liczba publikacji w mediach związanych z obecnością na targach.

Przykłady celów i wskaźników:

Cel: Generowanie leadów – Wskaźniki: Liczba jakościowych leadów, koszt per lead

Cel: Przedstawienie nowego produktu lub usługi – Wskaźniki: Liczba zamówionych próbek produktu, liczba umówionych prezentacji, liczba jakościowych leadów, liczba złożonych ofert

Cel: Zwiększenie rozpoznawalności firmy – Wskaźniki: Liczba odwiedzających stoisko, liczba wzmianek w prasie, liczba zdobytych leadów

Ulga podatkowa

Ulga na ekspansję dotyczy wydatków związanych ze zwiększeniem sprzedaży wyprodukowanych własnych produktów. Zakres wydatków uprawniających do ulgi, to koszty poniesione na:

– uczestnictwo w targach,

– działania o charakterze promocyjnym oraz reklamowym (np. przygotowanie strony internetowej, publikacje prasowe)

– dostosowanie opakowań produktów do wymagań kontrahentów;

– certyfikaty towarowe oraz rejestracje znaków towarowych;

– przystąpienie do przetargu

Promocja Marek Innowacyjnych MŚP 

Czynnikiem, który może ułatwić podjęcie decyzji o udziale w targach jest dotacja, która wspomoże finansowanie kosztów związanych z organizacją stoiska, promocją firmy oraz pokryciem części wydatków na podróż i zakwaterowanie. Dofinansowanie PARP „Promocja Marek Innowacyjnych MŚP” jest programem wspierającym małe i średnie przedsiębiorstwa (MŚP) w Polsce w celu promowania ich produktów na rynkach międzynarodowych. Pomaga on polskim firmom, które posiadają istotny potencjał eksportowy wkraczać na nowe rynki zagraniczne poprzez bezzwrotne pokrycie 50% kosztów udziału w międzynarodowych targach branżowych i misjach gospodarczych oraz kampanii promocyjnych z tym związanych.

Udział w programie daje firmom możliwość:

• wejścia na nowe rynki

• zwiększenia widoczności na rynkach międzynarodowych

• nawiązania nowych kontaktów biznesowych