W październiku 2020 roku firma ITRO zorganizowała klientowi związanemu z branżą turystyczną uczestnictwo w największych targach pojazdów kempingowych oraz karawaningu, Suisse Caravan Salon 2020, odbywających się w szwajcarskim mieście Berno.

Pierwsza impreza tego typu miała miejsce w 1967 roku i gromadzi ponad 300 wystawców na powierzchni wystawowej ponad 39 000 m² rok rocznie. Podobnie miało być w tym roku, ale ze względu na obecnie panującą sytuację, w procesie wykonania tego projektu czekało nas parę niespodzianek.

Szwajcarska branża turystyczna zarówno lokalna, jak również z inwestycji zagranicznych stanowi ważne źródło dochodu dla gospodarki Szwajcarii. W 2018 roku turystyka stanowiła 2,9% szwajcarskiego PKB i zatrudniała 181700 osób (w przeliczeniu na pełne etaty), co odpowiada 4,4% całkowitego zatrudnienia. Dochody z podróży międzynarodowych jakie wpłynęły do budżetu wyniosły 16,6 mld CHF, co stanowi 4,1% całkowitego eksportu. Natomiast sam eksport w branży stanowił 13,4% całkowitego eksportu szwajcarskich usług w 2018 roku.

W tym samym roku odnotowano 11,7 mln turystów zagranicznych, rejestrując 21,4 mln noclegów. Liczba ta stanowi 55,1% z całkowitej puli 38,8 mln zarejestrowanych noclegów w sektorze hotelarskim w całym kraju. W porównaniu z rokiem poprzednim, liczba turystów zagranicznych decydujących się na nocleg w szwajcarskich obiektach hotelowych wzrosła o 4,5%.

Najważniejszym zagranicznym rynkiem dla Szwajcarii pozostają niezmiennie Niemcy, reprezentujące aż 18,9% międzynarodowych turystów w Szwajcarii. W latach 2008-2017 liczba noclegów wykupionych przez niemieckich turystów częściowo malała z roku na rok. Przyczyną tego była silna pozycja franka szwajcarskiego. Jednak w 2018 roku liczba tych noclegów ponownie wzrosła – tym razem o 6,9%.

Innym ważnym elementem dla szwajcarskiej branży turystycznej jest liczba turystów amerykańskich, która wzrosła z 1,5 mln do 2,3 mln noclegów w 2018 r., co oznacza wzrost o 51%. W rezultacie Stany Zjednoczone są obecnie drugim najważniejszym rynkiem przychodowym dla Szwajcarii po Niemczech.

W roku 2018, turystyka krajowa osiągnęła rekordowy poziom 17,4 mln noclegów w hotelach i podobnych obiektach. Połączenie przypływów lokalnych i zagranicznych nadal plasuje tą branżę wśród głównych gałęzi szwajcarskiej gospodarki.

W ramach ustaleń z klientem, nasza firma podjęła szereg zadań mających na celu uczestnictwo klienta w targach oraz jak najlepsze wykorzystanie szansy na nawiązanie współpracy z kontrahentami zagranicznymi. Poza podstawowymi zadaniami obejmującymi ten proces, t.j. zarezerwowaniem miejsca wystawowego, zamówieniem obsługi stoiska czy dokonaniem wpisu do katalogu wystawców, wykonaliśmy również dwa główne zadania będące niezbędnymi elementami mającymi wpływ na efektywność nawiązanych kontaktów w ramach targów Suisse Caravan Salon. Były to: Lead Generation oraz Matchmaking.

W ramach zorganizowanych targów zapewniliśmy naszemu klientowi:

• Badanie preferencji oraz wymagań lokalnego rynku, w tym różnic kulturowych oraz preferencji językowych lokalnych przedsiębiorstw
• Wsparcie logistyczne, polegające na rezerwacji stanowiska oraz jego wyposażenia, jak również obsługi.
• Zorganizowanie spotkań B2B z nowymi klientami i przedsiębiorcami z lokalnej branży
• 24/dobę wsparcie podczas wyjazdu

W ramach Lead Generation pierwszym działaniem jakie podjęliśmy było zbudowanie bazy marek i leadów, na podstawie której klient może nawiązać współpracę z kontrahentami w ramach działań eksportowych prowadzonych na rynku docelowym. Baza ta zawierała dane niezbędne do nawiązania oraz utrzymania kontaktu z klientem (dane kontaktowe, np. email, telefon, adres strony). Z ramienia klienta, po zbudowaniu bazy 217 rekordów szwajcarskich firm pasujących do profilu sprzedażowego klienta, rozpoczęliśmy proces selekcji i doboru kontrahentów.

Z uwagi na dominację dwóch języków – francuskiego oraz niemieckiego – w Szwajcarii, wszystkie przygotowane przez nas treści obejmowały obie wersje językowe. Do stworzonej wcześniej bazy, rozesłaliśmy email mający na celu zapoznanie kontrahentów z marką naszego klienta, jak również zwiększenie ich świadomości o jej istnieniu. W kolejnym etapie, przeszliśmy do umawiania spotkań z nagrzanymi już leadami bądź firmami o wysokim potencjale współpracy z naszym klientem.

Mając na uwadze obecnie zaistniałą sytuację na świecie (utrudnione wyjazdy zagraniczne, ograniczenia, zagrożenie zdorwia, etc.) i rozumiejąc obawy kontrahentów, które niewątpliwie miały znaczący wpływ na przeprowadzenie procesu matchmakingu, wykorzystaliśmy najnowsze narzędzia technologiczne by stworzyć potencjalnym kontrahentom możliwość umówienia się z klientem na spotkania online. Dzięki temu mogli oni zapoznać się zarówno z oferowanym produktem, jak również z ofertą firmy bez zbędnego ryzyka, a nasz klient mógł przeprowadzić rozmowę biznesową z własnego biura w Polsce.

Idąc tym samym tropem – stawiając na technologię – przygotowaliśmy również interaktywne wizytówki z danymi personalnymi przedstawicieli firm, z którymi umówione zostały spotkania B2B na targach Suisse Caravan Salon 2020. Wizytówki te zawierały dane kontaktowe oraz personalne osób decyzyjnych, które będą obecne podczas spotkań. Forma wizytówki pozwoliła na szybkie jej ściągnięcie na dowolne urządzenie mobilne oraz wykorzystanie w dowolnej chwili, przez co klient nie musiał dodatkowo drukować i zabierać ze sobą całej teczki dokumentów.

Wielu firmom wydaje się, że organizacja targów to zadanie, które swój koniec ma w momencie gdy klient na nie dotrze. Otóż to nie do końca prawda – dopiero wtedy rozpoczyna się wyzwanie, bo to dopiero wtedy rozpoczynają się problemy. Czasami jest to brak elementu na stoisku, czasami brak wpisu do katalogu, czasami coś jeszcze innego i to właśnie firma organizująca wyjazd musi wykazać się umiejętnościami sprawnego zarzegnania kryzysu.

Również w tym wypadku, pojawił się problem. Z powodu ciągle zmieniającej się sytuacji pandemicznej, decyzją szwajcarskiego rządu, sama impreza targowa Suisse Caravan Salon 2020, która została zaplanowana na 5 dni, w trakcie jej trwania musiała zostać przerwana. Odbyły się jedynie 2 z zaplanowanych i opłaconych 5 dni targów.

Natychmiast po otrzymaniu informacji od organizatora o tym, że targi zostały odwołane, podjęliśmy działania mające na celu jak najlepsze wywiązanie się z powierzonych nam zadań. Między innymi zwróciliśmy się do organizatora targów o zwrot kosztów zainwestowanych w pozostałe 3 dni oraz ponowiliśmy kampanię zapraszającą do spotkań online do tych potencjalnych klientów, z którymi spotkania zaplanowane były na te dni.

W rezultacie, aż 6 spotkań przenieśliśmy do sfery online.

Jedną z podstawowych różnic kulturowych, która rzuca się w oczy przy pierwszym kontakcie z kontrahentem szwajcarskim jest to, że są to ludzie zorientowani na zadania, a nie na relacje. W tym zakresie Szwajcarzy są bardzo podobni do Niemców. Wszystkie propozycje biznesowe jakie przedstawiamy Szwajcarom powinny być rzeczowe, przejrzyste oraz nastawione na konkretną realizację.

W przeciwieństwie do Polski, w Szwajcarii obecne są dwa główne języki urzędowe: niemiecki oraz francuski. Dlatego też wszelkie materiały promocyjne, korespondencja, jak również wszelkie kontakty biznesowe powinny odbywać się w którymś z wyżej wymienionych języków. Dzięki temu zwiększamy nasze szanse na zawarcie korzystnych umów oraz kontraktów. Jeśli w naszej firmie nie ma osoby mówiącej w jednym lub drugim języku, warto jest pomyśleć o zatrudnieniu takiego pracownika przed podjęciem się wejścia na ten rynek.

Dodatkowym problemem może być też to, że jest wiele firm w Szwajcarii, które posługują się jednym albo drugim językiem. Nie jesteśmy więc w stanie przewidzieć do jakiej firmy trafimy. Co jeśli nasz pracownik mówi płynnie po francusku, ale firma z którą chcemy rozpocząć współpracę włada tylko niemieckim? Doświadczenie ITRO z tym rynkiem pokazuje, że takie sytuacje zdarzają się częściej niż można by przypuszczać, więc już na poziomie budowania bazy danych warto jest znaleźć informacje o tym w jakim języku przygotowania jest strona internetowa potencjalnego klienta – może to być wyznacznikiem w jakim języku operują i ułatwi nam selekcję tych firm, z którymi będziemy w stanie się porozumieć.

W przypadku zawierania umów biznesowych nie warto się spieszyć. Lepiej jest dać sobie czas na to, żeby tę umowę naprawdę dopieścić, ponieważ jest ona podstawą, na której wszystko będzie się opierać i która wszystko będzie regulować. Żeby trochę zdjąć z siebie ciężar tak definitywnej umowy, można się też z partnerem umówić się na współpracę próbną, np. na 3 miesiące lub pół roku. W ten sposób będziemy w stanie przetestować jak dobrze przebiega nasza współpraca i na ile warty zaufania jest nasz kontrahent.

Dla zainteresowanych wejściem na rynek szwajcarski, mamy również przygotowane case study znanych firm, które wcześniej podjęły się tego wyzwania.

Zaciekawił Cię nasz proces organizacji targów zagranicznych? A może jesteś zainteresowany promocją swojej firmy na międzynarodowej imprezie branżowej? Skontaktuj się z nami, chętnie pomożemy!