Określenie towaru lub usługi, które mają być przedmiotem transakcji:

• Dokumenty wewnętrzne przedsiębiorstwa (plany sprzedaży, produkcji, zaopatrzenia, określenie przyszłych potrzeb eksportowych/importowych)
• W przypadku importu: analizy dotyczące dostępności pożądanych towarów na rynku krajowym, ich cech jakościowych, cen, warunków płatności, terminów dostaw, itp.
• W przypadku importu: lista dokumentów, certyfikatów, atestów, jakie powinien posiadać dany produkt, aby mógł być dopuszczony do obrotu/użytkowania na rynku polskim (unijnym)
• W przypadku eksportu: lista dokumentów, certyfikatów, atestów, jakie powinien posiadać dany produkt, aby mógł być dopuszczony do obrotu/użytkowania na docelowym rynku zagranicznym
• Informacje publikowane i elektroniczne na temat możliwości wywozu z Polski/przywozu do Polski analizowanych towarów

Wszechstronna analiza rynku zagranicznego (rynków zagranicznych):

• Informacje publikowane i elektroniczne (branżowe, oficjalne rządowe, administracji publicznej, itp.):
  • o obecnych i przyszłych wymaganiach dotyczących cech jakościowych produktów i norm, jakie mają spełniać,
  • o konkurencji lokalnej i międzynarodowej na danym rynku oraz ich strategiach sprzedaży i marketingu
  • analizy struktury i dynamiki popytu na dany produkt
• Dokumenty jako narzędzie i efekty badań pierwotnych:
  • Ankiety wysyłane pocztą, pocztą elektroniczną, umieszczane na stronach internetowych, wypełniane przy pomocy ankieterów
  • Strukturalizowane formularze wywiadów bezpośrednich
  • Kwestionariusze z pytaniami i scenariuszami eksperymentów
  • Analizy z przeprowadzenia wyżej wymienionych i innych badań bezpośrednich

Poszukiwanie partnerów zagranicznych:

• Umowa agencji
• Umowa komisu
• Umowa dystrybucji
• Zapytania ofertowe
• List intencyjny
• Oferta
• Faktura pro forma
• Katalog towarów
• Broszury informacyjne np. dotyczące firmy, towaru (grupy produktów)
• Wykazy potrzebnych/posiadanych atestów

Sprawdzenie wiarygodności handlowej potencjalnych kontrahentów:

• Raport wywiadowni gospodarczej
• Dokumenty finansowe (bilans, rachunek zysków i strat)
• Aktualne wyciągi z rejestrów
• Opinie partnerów, dostawców z branży na temat kontrahenta
• Opinie bankowe
• Europejska baza NIP
• Listy referencyjne

Negocjowanie warunków umowy:

• Oferty
• Kontroferty
• Protokoły z negocjacji
• Opinie ekspertów, prawników

Podjęcie decyzji o wyborze partnera i zawarciu umowy:

• Pełnomocnictwa do zawierania określonego typu umów

1. Zawarcie umowy głównej
2. Organizacja transportu na głównej drodze przewozu (własnymi środkami transportu lub z pomocą spedytora i przewoźnika)
3. Ubezpieczenie od ryzyka związanego z transakcją, w tym np. gwarancje związane z wykonaniem kontraktu
4. Zlecenie uruchomienia odpowiedniego instrumentu płatniczego w banku, np. zawarcie umowy o finansowanie transakcji
5. Dokonanie odprawy celnej eksportowej i importowej
6. Kontrola i dostawa towaru
7. Kontrola i odbiór dostawy
8. Zapłata za towar

Zawarcie umowy głównej:

• Umowa z inkorporowanymi wszystkimi ustaleniami negocjacyjnymi stron
• Kontrakt zawarty na formularzu typowym wraz z ogólnymi warunkami sprzedaży/dostawy/zakupu
• Oferta i informacje o jej przyjęciu (np. w postaci adnotacji na ofercie – zamawiam)
• Zamówienie i potwierdzenie zamówienia

Organizacja transportu na głównej drodze przewozu

• Zlecenie spedycyjne
• Umowa przewozu
• Dokument przewozowy: transport drogowy (CMR), transport kolejowy (CIM, SMGS), transport lotniczy (AWB, MAWB, HAWB), transport morski (konosament, kwit sternika), transport kombinowany (konosament FIATA, FBL, FCR)

Ubezpieczenie od ryzyka związanego z transakcją

• Polisa ubezpieczeniowa
• Certyfikat ubezpieczeniowy
• Maklerska nota pokrycia
• Gwarancje (np. zwrotu zaliczki, należytego wykonania kontraktu, wadialna)

Przeprowadzenie płatności w handlu zagranicznym, finansowanie transakcji

• Faktura handlowa
• Zlecenie przelewu środków/wyciąg z konta
• Czek
• Zlecenie otwarcia akredytywy
• Akredytywa, SWIFT
• Zlecenie inkasa
• Weksel
• Umowa o prefinansowanie eksportu
• Umowa kredytowa
• Umowa o faktoring (forfaiting)

Dokonanie odprawy celnej eksportowej i importowej

• Pozwolenie na uruchomienie procedury celnej
• Deklaracja skrócona
• Deklaracja wartości celnej
• SAD
• EUR1, FORM A, Certificate of Origin

Kontrola i dostawa/odbiór towaru

• Specyfikacja towarowa
• Świadectwo liczenia, mierzenia, warzenia
• Świadectwo sanitarne, fitosanitarne, weterynaryjne
• Świadectwo zawartości, składu, próbobrania (w tym rozmaite atesty)
• Certyfikaty, dopuszczenia
• Adnotacja na liście przewozowym
• Inne, specyficzne dla danej kategorii towaru

1. Analiza dokumentów pod kątem ich zgodności i prawidłowości
2. Analiza ekonomiczna transakcji i jej przebiegu
3. Rozstrzyganie spraw spornych
4. Archiwizacja dokumentów